Esta semana he facilitado junto con Biba Oscrecak un taller de gestión del tiempo y asertividad para un equipo de directivos. Además de ser fascinante por la implicación de los participantes, he podido reflexionar y refrescar sencillas ideas que para mí son útiles y quiero compartirlas con vosotros.
Es curioso como cuando nos ponemos “manos a la obra” y decidimos mejorar en la gestión de nuestro tiempo, nos apuntamos a un curso, nos leemos un libro o simplemente nos hacemos buenos propósitos, lo que suele suceder es que nos cargamos de nuevas tareas relacionadas con la planificación que al final dejamos de cumplir con la consiguiente frustración. En fin, que perdemos más aún el tiempo y volvemos al punto de partida.
¡Necesito más horas en mi día! Seguro que más de una vez has tenido este pensamiento. ¡Necesito que me dejen tranquilo! Seguro que también se te ha pasado alguna vez por la cabeza. A mi, me sucede en ocasiones. Y mi pregunta es ¿Realmente quieres que tu día tenga más horas?, ¿Estás seguro de que quieres que te dejen tranquilo? Aquí es donde me paro a pensar y reconozco que, la mayoría de las veces, son excusas. A veces, el mantener una imagen de persona ocupada, de tener mucha prisa nos interesa, ya que es una excusa para no ser asertivo (habilidad para expresar lo que realmente quieres sin hacer daño al otro). Para no enfrentarte a una persona, para evitar decir no directamente porque “no quiero”, recurrimos al recurso fácil de decir no porque “no puedo”. Ojo, que en ocasiones es cierto y no podemos, pero es curioso observar cómo en un alto porcentaje, las respuestas relacionadas con una incapacidad son auténticas justificaciones.
“No puedo dar una fórmula segura para tener éxito, pero te puedo ofrecer una fórmula para fracasar: intentar contentar siempre a todo el mundo” (Herbert Bayard Swope)
Eludimos la responsabilidad sobre nuestro tiempo y nos dejamos llevar. En realidad, lo que estamos haciendo es posponer realizar una autocrítica profunda que nos lleve a tomar las decisiones necesarias para cambiar. Estar ocupado suele ser un pretexto para evitar unas pocas acciones incómodas que son las que de verdad importan. Si quieres convencerte de que estás ocupadísimo y agobiadísimo, tus opciones son casi ilimitadas. Tú mismo.
No existen recetas mágicas que nos ayuden a solucionar radicalmente nuestra dificultad con la gestión del tiempo, pero lo que cada vez tengo más claro es que si queremos aprovechar mejor nuestros recursos necesitamos, para empezar, una dosis importante de autodisciplina. Y después puede ayudarnos pensar que menos es más. Si, si, aquí nos topamos con la manida ley de Pareto: con el 20% de nuestras acciones logramos el 80% de nuestros resultados. Y esto, ¿en qué se traduce hoy en día? Pues desde mi punto de vista, podemos resumirlo en los siguientes retos anticomodidad:
Acepta: Lo perfecto rara vez resulta rentable y lo peor y lo mejor son enemigos de lo bueno. En ocasiones nos entretenemos en detalles que realmente no aportan nada. Si una tarea es de 10, hazla de 10, pero si es de 6, hazla de 6. Acepta también que tus recursos son limitados, que eres humano y que los demás también lo son. Y lo más complicado, aceptar que tendremos imprevistos e interrupciones… está demostrado que si trabajas por cuenta ajena sólo eres dueño del 30% de tu tiempo.
Haz lo que haces: Una tarea requiere un tiempo tanto mayor cuantas más veces la interrumpimos y reanudamos. Pon foco, céntrate, evita las interrupciones cuando estés concentrado. Si tienes jefe, compañeros, clientes, proveedores… concéntrate en ese 30% de tu tiempo que depende de ti.
Elimina: No has de acumular, sino eliminar. No se trata de aumentar cada día, sino de disminuir cada día. Elimina lo superfluo, lo que no aporta nada. Hacer menos no es vagancia, esto resulta difícil de aceptar porque nuestra cultura recompensa el sacrificio personal en lugar de la productividad personal.
Descompón: Para una tarea corta siempre se encuentra un minuto. Para una larga, nunca hay tiempo. Esto nos lleva a dejar estas tareas que suelen ser las esenciales para otra ocasión. Si tienes tareas que requieren mucho tiempo, divídelas en partes pequeñas y verás que es más sencillo así… y después ¡Date una recompensa al finalizar la tarea completa!
Deja de preocuparte y ocúpate: Es increíble el tiempo que perdemos lamentándonos, quejándonos, o simplemente recibiendo información que después no nos sirve para nada. Un ejemplo práctico sobre el uso del e-mail: si lees los correos, haz algo con ellos, ocúpate de ellos (archívalos en la carpeta correspondiente, bórralos, contesta, etc.) pero no los leas si no vas a hacer nada con ellos en ese momento. Nuestro cerebro necesita cerrar temas y si inicias algo o recibes información y lo dejas incompleto, tu cabeza sigue con ello a pesar de que estés en otra tarea.
Pregúntate ¿Por qué yo?: Prueba a decir que no de vez en cuando, verás que no sucede nada. Cada vez que alguien te proponga hacer una tarea hazte esta pregunta, porque tal vez no seas la persona adecuada. Cuidado, hay auténticos expertos en pasar marrones.
Descansa: el interés y la energía son cíclicos. Al igual que tenemos el ciclo circadiano del sueño y necesitamos un mínimo de horas para dormir, también tenemos un ciclo de atención. Respeta los ciclos ultradianos que tienen lugar cada 90 o 120 minutos. Trabajando sólo cuando eres más eficaz, serás más productivo y disfrutarás más de la vida.
Si tienes que hacerlo, hazlo ya: Huye de la adicción a procrastinar. El retrasar las cosas, aunque siempre exista un motivo de refuerzo o excusa, una tarea poco atractiva, inseguridad. Al final es mejor quitárselo de encima cuanto antes porque toda tarea se dilata indefinidamente hasta llegar a ocupar la totalidad del tiempo disponible para su completa realización.
Ahora, te planteo las siguientes reflexiones:
- La mayoría de las cosas que hacemos, no cambian nada.
- Hacer algo intrascendente bien, no lo convierte en importante.
- Exigir mucho tiempo para realizar una tarea, no la convierte en importante.
- Mantenerse ocupado es una forma de pereza: pensamiento perezoso y acciones indiscriminadas.
- Hacer menos, es el camino hacia la productividad.
Recuerda, que carecer de tiempo, es carecer de prioridades y de vez en cuando, párate, ponte atención y hazte estas preguntas: ¿Me estoy inventando cosas que hacer para no hacer lo importante?¿Estoy siendo productivo o simplemente activo?
Marta Romo
