Vivimos un momento líquido, voluble en el que los modelos y estructuras sociales ya no perduran lo suficiente como para enraizarse y gobernar nuestras costumbres, básicamente por los cambios constantes. Una de las características que mejor definen el nuevo escenario es la estructura de flujo. Este fenómeno está cambiando nuestra forma de trabajar y nuestra forma de ver el mundo y de relacionarnos. Nunca antes habíamos tenido una estructura de flujo caracterizada por la globalidad y la falta de espacialidad. El ejemplo más claro lo constituyen comunidades como Facebook, Twitter, Flickr, Instagram, Myspace, Wikipedia y otras muchas que demuestran que ya no hay fronteras ni temporales por los usos horarios, ni espaciales, ni siquiera culturales. Y esto nos exige que seamos “flexibles”, que gestionemos mejor nuestros recursos, nuestra energía, en definitiva nuestra agenda, ya que si no, el tiempo, la vida, se diluye y se nos escapa entre los dedos, como si fuera agua.
¡Necesito más horas en mi día! Seguro que más de una vez has tenido este pensamiento. ¡Necesito que me dejen tranquilo! Seguro que también se te ha pasado alguna vez por la cabeza. Pero, ¿realmente quieres que tu día tenga más horas?, ¿estás seguro de que quieres que te dejen en paz? Si ponemos atención a este tipo de preguntas o quejas, la mayoría de las veces son excusas o justificaciones. A veces, el mantener una imagen de persona ocupada, de tener mucha prisa nos interesa, ya que es una excusa para no ser asertivo (habilidad para expresar lo que realmente quieres sin hacer daño al otro). Para no enfrentarnos a una persona; para evitar decir no directamente, porque simplemente “no quiero”, recurrimos al recurso fácil de decir no porque “no puedo”.
No existen recetas mágicas que nos ayuden a solucionar radicalmente nuestra dificultad con la gestión del tiempo, con la cantidad de información que recibimos, las interrupciones, las urgencias, los imprevistos… pero si queremos aprovechar mejor nuestros recursos necesitamos, para empezar, una dosis importante de autodisciplina. Y después puede ayudarnos pensar que menos es más. Aquí nos topamos con la manida ley de Pareto: con el 20% de nuestras acciones logramos el 80% de nuestros resultados. Y esto, ¿cómo podemos aplicarlo en nuestra cotidianidad?
Acepta: Lo perfecto rara vez resulta rentable ylo peor y lo mejor son enemigos de lo bueno. En ocasiones nos entretenemos en detalles que realmente no aportan nada. Si una tarea es de 10, hazla de 10, pero si es de 6, hazla de 6. Acepta también que tus recursos son limitados, que eres humano y que los demás también lo son. Y lo más complicado, acepta que tendremos imprevistos e interrupciones… Está demostrado que si trabajas por cuenta ajena sólo eres dueño del 30% de tu tiempo.
Haz lo que haces: Una tarea requiere un tiempo tanto mayor cuantas más veces la interrumpimos y reanudamos. Pon foco, céntrate, evita las interrupciones cuando estés concentrado. Si tienes jefe, compañeros, clientes, proveedores… concéntrate en ese 30% de tu tiempo que depende de ti.
Elimina: No has de acumular, sino eliminar. No se trata de aumentar cada día, sino de disminuir cada día. Elimina lo superfluo, lo que no aporta nada. Hacer menos no es vagancia, esto resulta difícil de aceptar porque nuestra cultura recompensa el sacrificio personal en lugar de la productividad personal.
Descompón: Para una tarea corta siempre se encuentra un minuto. Para una larga, nunca hay tiempo. Esto nos lleva a dejar estas tareas que suelen ser las esenciales para otra ocasión. Si tienes tareas que requieren mucho tiempo, divídelas en partes pequeñas y verás que es más sencillo así… y después ¡date una recompensa al finalizar la tarea completa!
Deja de preocuparte y ocúpate: Es increíble el tiempo que perdemos lamentándonos, quejándonos o simplemente recibiendo información que después no nos sirve para nada. Un ejemplo práctico sobre el uso del e-mail: si lees los correos, haz algo con ellos, ocúpate de ellos (archívalos en la carpeta correspondiente, bórralos, contesta, etc.) pero no los leas si no vas a hacer nada con ellos en ese momento. Nuestro cerebro necesita cerrar temas y si inicias algo o recibes información y lo dejas incompleto, tu cabeza sigue con ello a pesar de que estés en otra tarea.
Pregúntate: ¿Por qué yo?: Prueba a decir que no de vez en cuando, verás que no sucede nada. Cada vez que alguien te proponga hacer una tarea hazte esta pregunta, porque tal vez no seas la persona adecuada. Cuidado, hay auténticos expertos en pasar marrones.
Descansa: el interés y la energía son cíclicos. Al igual que tenemos el ciclo circadiano del sueño y necesitamos un mínimo de horas para dormir, también tenemos un ciclo de atención. Respeta los ciclos ultradianos que tienen lugar cada 90 o 120 minutos. Trabajando sólo cuando eres más eficaz, serás más productivo y disfrutarás más de la vida.
Si tienes que hacerlo, hazlo ya: Huye de la adicción a procrastinar. El retrasar las cosas, aunque siempre exista un motivo de refuerzo o excusa, una tarea poco atractiva, inseguridad. Al final es mejor quitárselo de encima cuanto antes porque toda tarea se dilata indefinidamente hasta llegar a ocupar la totalidad del tiempo disponible para su completa realización.
En definitiva:
- La mayoría de las cosas que hacemos, no cambian nada.
- Hacer algo intrascendente bien, no lo convierte en importante.
- Exigir mucho tiempo para realizar una tarea, no la convierte en importante.
- Mantenerse ocupado es una forma de pereza: pensamiento perezoso y acciones indiscriminadas.
- Hacer menos, es el camino hacia la productividad.
Recuerda, que carecer de tiempo, es carecer de prioridades. De vez en cuando, para y pregúntate: ¿Estoy siendo productivo o simplemente activo?
Marta Romo, socia directora de Be-Up
Publicado en Diciembre en Observatorio de RR.HH.
